Para melhorar a sua administracao do tempo.

1. Não marque coisas demais.

Isso pode parecer incomum para pessoas que tentam liquidar o máximo possível em cada dia de trabalho. O problema é: as coisas raramente acontecem de acordo com a programação inicial. Isso significa que muito tempo é desperdiçado correndo atrás de compromissos, ligações que não foram retornadas e outras coisas que simplesmente não vão dar certo. Não tente planejar fazer muitas coisas. Aceite que somente 50% das coisas que você planeja fazer hoje vão realmente ser feitas. Sem isso, você vai gastar um tempo valioso tentando descobrir porque nem tudo deu certo.

2. Priorize sem dó.

O segredo para programar seu tempo com eficácia resume-se a saber o que é importante e o que pode esperar. Mas é fundamental ser preciso na hora de separar o que é essencial do que é secundário. Aprenda a fazer perguntas que ajudem a determinar o nível de urgência. Negocie prazos mais longos sempre que puder e não ceda à síndrome da resposta instantânea e imediata. Tratar tudo como prioridade é desgastante.

3. Aprenda a dizer não.

Um dos pontos mais sensíveis de um gerenciamento de tempo efetivo é reconhecer que você não tem que concordar com tudo e com todos. Use os critérios de prioridade para identificar solicitações que não valem o seu tempo. Dizer não para uma coisa abre as portas para dizer sim para outra. Isso significa qualquer coisa, desde limpar a mesa até ter uma boa noite de sono.

4. Organize-se.

Conciliar o seu tempo não é apenas questão de programação. A mecânica de como realizar cada tarefa é também muito importante. Isso significa organizar os elementos para permitir o fluxo de trabalho mais suave possível. Tudo na sua empresa deve ser organizado usando sistemas lógicos, para que qualquer pessoa possa encontrar aquilo de que precisar, quando precisar. Ao eliminar a bagunça e o caos que ela provoca, você ganhará de presente de 240 a 288 horas por ano.

5. Use a tecnologia…

Embora hábitos e práticas pessoais possam fazer maravilhas pelo gerenciamento de tempo, não subestime a tecnologia como outra arma para usar seu dia de trabalho de maneira eficaz. Por exemplo o SugarCRM permite que você organize um grande número de detalhes sobre clientes e produtos, oferecendo um acesso rápido e fácil. Anotações em papel são uma das piores coisas do mundo. Você deve viver de acordo com seu banco de dados. Dessa forma, nada será esquecido.

6. . . . mas não exagere.

Muitos não gostam da ideia de usar a tecnologia por medo de nunca poderem desligar. Medo de que seu tempo seja consumido por e-mails invasivos e ligações no celular. Estão certos. Parte do gerenciamento eficaz do tempo é saber quando desligar os equipamentos. Desligar o telefone celular ou outros aparelhos sem fio é estabelecer limites. Em resumo, isso ajuda a equilibrar o tempo profissional e o tempo pessoal.

7. Saiba que nem tudo ficará perfeito.

Podemos tentar, mas o gerenciamento de tempo não é uma ciência exata. Não se estresse (nem perca tempo) ficando obcecado com cada segundo. Faça o que puder e aproveite o tempo que você consegue passar de maneira produtiva e agradável. Seja grato pelo que der certo e aprenda com seus erros.

Extraído de: http://blog.acecon.com.br/?p=119